H-18 Secretari@ ejecutiv@-Office manager: técnicas y habilidades

 

Dirigido a:

Asistent@s y secretari@s de dirección, que colaboren estrechamente en las tareas de sus superiores, y que asuman importantes tareas administrativas y ejecutivas encargadas por la dirección, referentes a la preparación de presentaciones, gestión de reuniones, organización de la documentación, información, etc.

Objetivos:

L@s participantes, al finalizar la acción formativa, serán capaces de:

  • Establecer el marco de actuación del/a secretari@ ejecutiv@-office manager.
  • Determinar y priorizar sus funciones y tareas en relación a su responsable, área y compañía así como las competencias para desarrollarlas.
  • Optimizar la organización y el tiempo propio y del responsable, sincronizando las agendas.
  • Desarrollar su vertiente comunicacional tanto hacia el exterior (filtraje, atención de visitas, quejas, llamadas, correos, redes sociales, etc.), como hacia el interior de la compañía (filtraje, redacción de correos, textos, etc.).
  • Gestionar adecuadamente la documentación tanto física como virtual.
  • Aplicar los criterios protocolarios en la compañía, preparar reuniones y presentaciones, actos, etc.
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Programa:

 
  • El rol y las competencias del secretari@ ejecutiv@-office manager:
    • La misión y los objetivos del secretariado ejecutivo.
    • Office-Manager: imagen de la empresa.
    • Funciones y tareas como office manager.
    • El perfil competencial: técnico, gestional y relacional.
    • Desarrollo profesional y progresión profesional.
    • Casos prácticos y autoanálisis.
  • Organización del trabajo y gestión del tiempo:
    • Análisis del propio tiempo.
    • Interferencias y ladrones de tiempo.
    • Las actitudes y hábitos.
    • Tareas de alto y bajo rendimiento.
    • Técnicas estructurales organizativas:
    • Situaciones de priorización: urgente, importante, prioritario.
    • Registros y técnicas de reducción de tiempos.
    • Gestión de imprevistos.
    • Aplicaciones al calendario-agenda.
    • Ejemplos, actividades y casos prácticos.
  • Habilidades y técnicas de comunicación y relación:
    • Comunicación efectiva en la organización:
    • Comunicación verbal: factores que intervienen.
    • Comunicación no verbal: factores que intervienen.
    • Gestión de la voz al teléfono.
    • Atención a visitas:
    • Acogida de la visita.
    • Factores para proporcionar una buena imagen de empresa.
    • Atención telefónica:
    • Funciones específicas de la atención telefónica.
    • El filtraje de llamadas.
    • Toma de notas y encargos.
    • Atención a quejas y reclamaciones.
    • Comunicación escrita:
    • El mensaje y su finalidad.
    • Modelos de textos.
    • Fases del proceso de redacción. Aspectos a tener en cuenta.
    • Gestión y redacción de correos electrónicos.
    • Gestión de redes sociales.
    • Ejemplos, actividades y casos prácticos.
  • Gestión de la información:
    • Técnicas para organizar el archivo.
    • La administración del archivo y el mantenimiento de la documentación.
    • Identificación de problemas en la gestión del archivo.
    • La seguridad de los archivos.
    • Aspectos básicos de la Ley de protección de datos y su aplicación.
    • Ejemplos, actividades y casos prácticos.
  • El protocolo en la empresa:
    • El protocolo oficial y su aplicación empresarial.
    • La imagen personal es la imagen de la empresa. Saber, ser y estar.
    • Actualización del protocolo: fuentes de apoyo de información.
    • Ejemplos, actividades y casos prácticos.
  • La organización de reuniones y presentaciones:
    • La organización y preparación de reuniones.
    • Documentación para las reuniones.
    • Tipología y fases de las reuniones.
    • La función de secretario de la reunión.
    • Diseño y preparación de presentaciones: estructura y apoyos.
    • Recursos logísticos y audiovisuales.
    • Diseño de plan de aplicación personalizado.
    • Ejemplos, actividades y casos prácticos.
  • Conclusiones y debate. Consejos prácticos por parte del formador.
  • Lecturas y Bibliografia adicional de soporte.

Próximas ediciones y modalidades:

Presencial: 3 y 4 de marzo de 2022.
Webinar: 21 y 22 de abril de 2022

Duración:

2 jornadas de 9:30 a 14:00 y de 15:00 a 18:30 horas.
(16 horas lectivas).

Importe:

595 € Incluye documentación y material didáctico, desayunos y comidas de trabajo en todas las sesiones, y emisión de diplomas. Descuentos especiales para empresas y entidades colaboradoras de IFD y para varias inscripciones a la misma edición del curso..

In Company:

Este curso puede realizarse de forma exclusiva, en cualquier lugar, para todas las organizaciones que lo soliciten bajo la modalidad In Company Training.

Bonificación FUNDAE:

IFD se ha registrado como entidad organizadora de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE), este hecho facilita que aquellas empresas que inscriban a sus empleados en nuestros cursos y cumplan los requisitos necesarios, van a poder acogerse a bonificaciones en los costes de la formación, y nosotros vamos a poder gestionarles todos los trámites, de manera totalmente gratuita, si así lo desean.


MÁS INFORMACIÓN


FORMULARIO INSCRIPCIÓN
 
FORMADORA:
Sra. Maite Rico Escofet

Licenciada en Psicología de las Organizaciones.
Post-grado en Economía y Dirección de Empresas.
Miembro del Colegio de Psicólogos de Catalunya y la ACCID.
Consultora en Recursos Humanos y Proyectos de Organización.
Profesora de Executive MBA y de Máster en Dirección de Recursos Humanos.
Consultora en Recursos Humanos y Proyectos de Organización.
Profesora del Área de Habilidades Directivas, Gestión Comercial y Gestión de Recursos Humanos de IFD.